根据学校2023年春季硕士学位授予工作总体安排，现开展学术档案归档工作，具体要求通知如下：

一、归档材料归属部门

1.校内各学院的研究生（含第一临床医学院、口腔医学院和第三临床医学院）：归档材料提交至所在培养单位研究生管理部门，由培养单位报送至学生所属学位评定分委会；

2.校外培养基地的研究生：归档材料提交至论文导师所在研究生培养单位相关管理部门，由培养单位统一寄送至学生所属学位评定分委会；

3.留学研究生:学位评定分委会盖章后的材料由学生自行组卷完整后提交至国际教育学院。

备注：有答辩资格的学生所属学位评定分委会信息之前已发送至各学位评定分委会、各培养单位。因专业原因，部分培养单位研究生归属不同学位评定分委会，须按照学生归属学位评定分委会报送材料。

二、归档时间

1.学生提交至培养单位时间：答辩结束后—6月15日前

2.培养单位提交至学位评定委员会时间：6月20日前

3.学位评定委员会提交至学校时间：待学校学位评定委员会召开完成后进行通知。

三、材料要求及归档流程：

（一）学生需提交的归档材料：

1.正式印刷版学位论文（学术型研究生3本；专业型研究生2本，均须由导师及学生本人签字，且须为2022版归档版论文封面）；

2.论文表决票5张；

3.论文评阅表2张；

4.学位申请书2份；

5.学位论文pdf、word版须在“学位与研究生管理系统”系统内提交。选择 “毕业”——“论文管理”——“学位论文提交”模块下，选择“归档版论文”，分别上传两版本论文，“保存”——“提交”。论文电子版“独创性声明”及“授权书”处须有导师及学生本人签名。文档命名格式“学号+姓名+论文题目”。

6.光盘1张，光盘内容包含：

（1）学位论文pdf版和Word版各一份（pdf及word版均需有导师及学生本人签名，可使用电子签名或签字页扫描后插入文档）。分别以“学号+姓名+论文题目”格式命名）

（2）答辩幻灯片

（3）答辩全程录音或录像

（4）与导师及答辩委员合影照片各1张，照片为jpg格式。

以上材料装袋方式：

*档案袋封皮写清楚培养单位（论文指导老师单位）、学号、姓名、专业、学位类型、导师等重要信息

学术型研究生：2份论文和2份学位申请书单独提交，其余材料装在一个档案袋内；

专业型研究生：1份论文和2份学位申请书单独提交，其余材料装在一个档案袋内。

（二）导师审核：

学生提交的归档材料均需经导师审核，包括纸质版材料（光盘）及系统提交材料。其中系统内需完成归档论文的审核，操作方法：登录“学位与研究生管理系统”，“毕业”——“论文管理”——“论文管理（JZYKD）”——“查看论文进度情况”——“下载论文（pdf)”，没有问题的，点击“通过”；有需要完善的，点击“不通过”，并通知学生修改后重新提交。

（三）培养单位提交学位评定分委会材料

1.纸质版材料

上述要求全部材料。

2.“学位与研究生管理系统”系统审核：

校内各培养单位（不含国际教育学院）、校外培养单位：

培养单位在“学位与研究生管理系统”系统对“归档版论文”进行审核。

操作流程：“毕业”——“论文管理”——“版本”模块下，选择“归档版论文”，选择学生，点击“下载论文（pdf)”、“下载论文（pdf)”查看论文。核准无误的点击“通过”；有需要完善的，点击“不通过”。

（四）学位评定分委会提交学校材料：

学术型研究生：正式印刷论文2本，学位申请书2份

专业型研究生：正式印刷论文1本，学位申请书2份

学位申请书待学校盖章后取回，一份放入学术材料归档至档案馆，一份装入学生个人档案。（同等学力研究生的一份学位申请书需在研究生学院装袋密封后取回；留学研究生学位申请书由所属学位评定分委会盖章后，由学生自行转交至国际教育学院）

（五）归档流程及要求：

1.研究生在答辩结束后整理好所需归档将学位申请材料提交到各研究生培养单位。

2.培养单位整理核查材料完整性，提交研究生所属学位评定分委会。

3.学位评定分委会整理核查人员归属及材料完整性，填写学位评定分委会意见，加盖公章（学位评定分委会章）。

材料整理要求：

（1）所有学位申请书一式两份，以学号顺序排列（学硕在前，专硕在后；学号由小到大）；

（2）学术型研究生学位论文其中两份单独整理，专业型研究生学位论文其中一份单独整理，按学号顺序排好后报送。

（3）所有学生学术材料档案袋按照学号顺序排列（学硕在前，专硕在后；学号由小到大）。确保档案袋上具有清晰的信息标注，即培养单位（论文指导老师单位）、学号、姓名、专业、学位类型、导师姓名。

（六）档案馆移交归档材料

研究生学术档案的档案号由学校统一分配，各学位评定分委会研究生管理人员根据档案馆录入要求，按照学校分配的档案号完成档案管理系统信息录入，并按时向档案馆移交纸质档案（留学研究生由国际教育学院负责）。

三、注意事项

1.未按照学校要求归档的研究生，视为学位申请阶段未完成，不能进行学位授予。请全体毕业生提高认识，确保归档材料完整、信息准确。

2.如在后期材料核查过程中发现材料错误或者缺失，需在学生离校后补充材料的，学生须积极配合。如由于个人原因，导致未及时补交材料的，影响归档工作的，产生的后果自负。

 

联系人：王老师、闵老师

锦州医科大学研究生学院

2023年6月8日